ICT

In de loop van 2010 heeft Kunsten en Erfgoed een informatieplan opgemaakt dat als basis dient voor het ICT-meerjarenplan, dit omdat de ICT-voorzieningen uiteraard gealigneerd dienen te worden met het informatiebeleid. Dit ICT-meerjarenplan werd opgemaakt voor de periode 2011–2015. Elk jaar worden enkele items uit het meerjarenplan uitgewerkt in een jaarplan. Voor 2012 waren dit de belangrijkste aandachtspunten:

  • opsommen en beschrijven van de beschikbare en gewenste data binnen Kunsten en Erfgoed
  • digitaal indienen van subsidie-, erkennings- en vergunningsdossiers
  • opvolgen van management doelstellingen
  • ontwikkelen ICT-kennis en ICT-vaardigheden binnen Kunsten en Erfgoed.

 

Opsommen en beschrijven van de beschikbare en gewenste data binnen Kunsten en Erfgoed

Dit is een continu  proces, in het kader van een goed datamanagement moeten alle data duidelijk worden geïdentificeerd en beschreven opdat alle gebruikers precies weten welke data ze gebruiken. …..  De set van beschikbare gegevens moet op een accurate wijze worden bijgehouden. Tevens dienen alle gegevens voorzien te zijn van de nodige meta-data, waaronder de authentiek bron waar dit gegeven wordt bewaard. In 2012 werd verder gewerkt aan de opsomming en beschrijving van de beschikbare data binnen Kunsten en Erfgoed. In de mate van het mogelijke bekijkt Kunsten en Erfgoed in hoeverre de informatie reeds aanwezig is binnen de Vlaamse overheid zodat deze niet meer bij de klant moet worden opgevraagd.

 

Dossieropvolging

In 2011 heeft Kunsten en Erfgoed een dossieropvolgingssysteem aangekocht. De keuze is gevallen om Axi CaseManagement (Axi CM). In 2012 is Axi CM geïnstalleerd binnen het ministerie CJSM.

Kunsten en Erfgoed is binnen het ministerie als eerste gestart met de uitrol, dit houdt o.m. in dat de huidige processen in Axi CM werden ingevoerd en dat sjablonen werden opgemaakt.

 

Ontwikkelen ICT-kennis en ICT-vaardigheden

Er wordt nodige aandacht gegeven aan opleiding voor die  applicaties die reeds in gebruik zijn. Vermits veel van deze applicaties rond de MS Office omgeving opgebouwd zijn (MS Excel, MS Word, MS Outlook) dient deze omgeving gekend te zijn door een maximum aantal personen in het agentschap. In 2012 werden opleidingen Excel voor beginners, Excel voor Gevorderden en Data-analyse met Excel georganiseerd door de stafmedewerker ICT van het agentschap.

 

Opmaken van een cijferboek

Net als in 2011 heeft Kunsten en Erfgoed ook in 2012 de steunpunten gegevens aangeleverd zodat deze hun cijferboeken kunnen samenstellen.. Tevens werd binnen het agentschap nagegaan hoe de informatie best wordt verspreid. Het Directiecomite van Kunsten en Erfgoed heeft een projectleider aangeduid die moet nagaan hoe op een eenvoudige wijze informatie kan worden verspreid waarbij vnl. wordt geput uit de 'authentieke' bronnen van CJSM (CIB, DMS, OraFin, Dossiergegevens in MS Accessbestanden).

 

Adlib

Adlib, de databank die de collectie van de Vlaamse Gemeenschap bevat zal worden  gemigreerd naar een externe server beheerd door de makers van Adlib. De drie instanties van Adlib van Kunsten en Erfgoed (hoofdbestuur, Kasteel van Gaasbeek en Frans Masereel Centrum) worden in één databank bijgehouden. Kunsten en Erfgoed heeft in 2012 de nodig stappen gezet om dit te realiseren.

 

Uitgaven ICT 2012

 Overzicht Uitgaven ICT Bedrag
Aankoop hardware 39.365,14
Adlib 14.126,75
Anders Werken (internet) 2.497,19
Beschikbaar houden van ICT-hardware 112.866,15
Datawarehouse 102.789,47
Dossieropvolgingssysteem 65.069,23
infrastructuur 5.030,62
klein it werk 14.214,95
Licentiekosten 51.846,56
ondersteuning 18.815,98
Orafin 33.085,53
Totaal 470.518,36

 

 

Meer info

Anders Werken: Kunsten en Erfgoed werkt volgens het principe van Anders Werken, dit houdt in dat personeelsleden van Kunsten en Erfgoed een laptop gebruiken en voor die medewerkers die telewerken is er een tegemoetkoming in de internet- en telefoniekosten.

BHV: de kost voor het beschikbaar houden van alle hardware.

CIB: het centrale identificatie bestand van het ministerie, in dit bestand worden alle contacten van het ministerie bijgehouden, contacten zijn o.m. aanvragers van subsidies, leveranciers, musea, bibliotheken, …

Datawarehouse: een gesofisticeerde databankapplicatie die als doel heeft om alle informatie die in diverse applicaties zit (Dossieropvolging, CIB, Orafin, …) samen te voegen om zo rapporteren over deze data mogelijk te maken.

Orafin: het centrale boekhoudpakket.